地方专业年鉴条目的特性，是地方专业年鉴条目区别于其他工具书条目的特殊性质。认识和掌握年鉴条目的特性，对写好年鉴条目、提高年鉴的编纂质量具有重要的意义。最能体现地方专业年鉴特征的有“五性”，即资料性、地域性、年度性、易检性、专业性。其中，资料性、年度性、易检性是年鉴条目共有的特性，地域性、专业性则是地方专业年鉴独有的特性。

　　一、资料性

　　年鉴是逐年编纂的资料性文献（或称资料性工具书），作为年鉴内容主体的条目，资料性理所当然是条目的主要特性。

　　资料，按照《辞海》的解释，是“用做参考或依据的材料”，如参考资料、统计资料等。年鉴条目中大量存在的信息、资料、知识内容，年鉴编纂者习惯统称为资料。

　　地方专业年鉴是纪实性年鉴，条目所包含的信息、资料、知识内容，对读者而言，都是可“用做参考或依据的材料”。条目的资料性特性，主要体现在事实资料和数据资料两个方面。条目是年度客观事实及相关情况、资料的集合体，在条目记述的内容中，事实资料和数据资料不是截然分开的，两种资料形态互为说明，互为补充，互为比照，相互配合，统一于条目的主题内容中。

　　1.事实资料

　　事实，即人们生活中的一切活动和所能遇到的一切社会现象的真实情况。这些情况在年鉴中要成为“用做参考和依据的材料”，一是要记实，二是要记要。

　　记实即实事求是，按照客观事物的本来面目忠实记述，它既是一种科学态度，也是一种科学方法。编纂质量高的年鉴条目，不以某种需要或凭领导人、编纂者的主观好恶而对选题随意取舍，它以客观事实作为确定选题的唯一根据，一分为二，喜忧同报，既记载发展、成就和经验，也反映困难、问题、失误和教训，通过公正地取舍选题，使读者从中得到有用的信息资料。年鉴条目，无论是消息主题条目、情况主题条目，还是知识主题条目、资料主题条目，都包含大量事实资料。

　　记要，即对客观事实择要而录，是条目资料性的深层含义。条目面对海量、繁杂的事实，不需要也不可能全部加以反映，因此就存在着一个去粗取精、去伪存真的选择过程。这种选择，既有对主题的选择，又有对说明主题的内容材料的选择。主题选择，一是保证基本情况和基本资料的连续反映。如“概况”条目，年年设立，逐年更新资料，综合反映部门、行业、地区的基本情况；积以多年，可勾画出相应领域发展变化的轨迹。这种资料，因其能反映某一领域的全貌，是年鉴内容不可或缺的部分。二是体现事物年度的发展变化，记述新事、要事、大事和特事。这类条目，因事物的偶然性而具有新鲜感，反映年度特色。年鉴正是由于逐年选收大量这样的条目，而大大增强内容的新颖性和资料性。

　　2.数据资料

　　数据，是进行各种统计、计算、科学研究或技术设计等所依据的数值。年鉴条目中的数据资料就是条目内容所包含的大量统计数字。这些统计数字，用来表示时间与空间，质与量，增加与减少，变化趋势与发展规律，反映客观事物的基本情况和本质特征；而且年鉴的资料性、真实性、科学性、系统性、实用性和权威性、在很大程度上是通过数字来体现的。年鉴条目的数据，一要重量，二要重质。

　　重量，即要保证年鉴条目有一定数量的数据。年鉴的功能之一是如实记录上一年度的基本情况，而数字是反映客观事物的特殊形式。它像文字一样，能够反映自然和社会的发展变化，大到国民经济的巨大成就，小到一个基层单位的某项进展，无不需要通过统计数字来反映和表现。可以说，没有任何一部年鉴可以没有数据，没有数据的年鉴是不存在的。一部百万字的地方专业年鉴，要包含一两万个数据，特别是概况类条目，数据所占比例更大。年鉴包容的数据越多，所提供的信息也越多。而且，运用数据来反映经济社会的发展变化，具有独特的长处，这就是简单明了，节省文字，可以避免空话、套话，增强说服力。

　　重质，即要重视年鉴条目数据的质量，年鉴条目数据要规范、准确。地方专业年鉴中的统计数据，以绝对数为主，用以直接反映事物的规模和水平。同时，也有不少从绝对数中通过计算派生出来的反映发展速度、比重结构、系数等相对指标——百分比和指数，使读者从中了解事物发展变化的脉络和规律。条目的数据应来源于统计部门，如果是业务部门的数据，则应注明统计口径、范围。某些数据统计部门未有的，则以该业务主管部门的统计数字为准；同一部门的快报数、年报数，要以最后定案的年报数为准。数据的规范还包括数字书写和使用要规范，如使用度量衡单位，都要采用国际统一标准计量单位。词语运用要规范，如绝对数的增减要用“增加”、“减少”表示，相对数（百分数或分数）的增减则用“增长”、“下降”表示等。

　　二、地域性

　　地域性，又可称地方性、区域性。国务院《地方志工作条例》指出，地方综合年鉴，是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会等方面情况的年度资料性文献。其规定的记述空间是“本行政区域”，由当地人民政府组织编纂，以当地行政区域名称冠名，记述的内容是特定的、局部的、具体的地情资料。

　　《广东建设年鉴》在“编辑说明”中申明，“其宗旨是及时、全面、系统、翔实地记录广东省住房和城乡建设事业发展状况”。《广东生态环境年鉴》也强调自身是“广东省生态环境领域的大型资料性工具书”。

　　地方综合年鉴的地域性主要是通过条目记述内容表现出来的。自然条件的千差万别，经济社会的发展水平不一，文化习俗的异彩纷呈，形成了各自的地方特色。条目作为年鉴的主体内容，能够充分反映这些地方特色，因而具有鲜明的地域性。

　　一般来说，条目要严格按行政区域所辖范围组织材料，择优选题选材，所记述的信息资料“越境不书”。不管是横向联系也好，交代背景也好，还是因行政区域调整而需要追溯相邻地区有关的历史，都应以本行政区域为立足点。这样，才能体现地方综合年鉴的编辑宗旨，反映地方特色，避免你中有我、我中有你，以及不同年鉴彼此之间的交叉、紊乱。

　　三、年度性

　　年鉴以年为限，要求条目选题选材主要记述年度内发生、发展的情况。条目选题时间范围界定：上限是当年1月1日，下限为同年12月31日。一般不追溯历史，对未来也不作展望预测。相对稳定的选题，逐年更新内容；年度内发生的大事、要事、特事、新事，则设立新条，从标题和内容都突出一个“新”字。对尚在计划之中，年度内未付诸实施的事，不予记载。跨年度的大型建设项目、科研项目、重大活动，一般等到项目、活动完成之后再记载。为了提高条目内容的时效性，对其中已取得重要阶段性成果的，也可以设立条目反映，但应遵守年鉴的年度性规定，在时间上记述至年末为止。

　　年鉴条目的年度性时段，有三种常见形态：

　　一是记述年度内的一个事类，一般为某一方面的经常性工作，或生产经营、事业发展状况，没有精确的发生时间，或仅有大致的月度提示。这类条目按年度性纵向切断，每年都设立，成为数量众多的稳定性条目。

　　二是记述年度内发生的一个事件，有精确时段，具体到月、日甚至到时。这类条目具有相当的典型性，是年鉴常编常新的动态性条目。

　　三是记述年度内之事，内容中包含回溯性的跨年度资料。许多年鉴条目对首次出现的事物往往作简要的历史回顾，如上溯到新中国成立初期甚至更远。有些反映某一建设项目、某个机构的条目，时间跨度也扩大至工程开工和机构成立的时间。所有这些，都是从资料的完整性出发，反映事物的来龙去脉。但是，值得注意的是，条目反映跨年度资料，是以年度性为基础的。如上述的建设项目条目，一般选择工程竣工年份进行综合反映，不具体列写此前一年的施工情况。这样，目的是处理好条目题材的年度性与反映对象跨年度的矛盾，突出条目的年度性特点。

　　四、易检性

　　年鉴作为具有工具书性质的地方年度资料性文献，是专为读者查考而编纂的。一切工具书都有易检性这个共同特征，让读者使用时便于查考所需内容。要实现易检，最基本的手段是条目化，以条目的形式反映内容，而不是采用篇章结构把内容划分成各个层次方面而难以查考。年鉴条目的易检性反映在下面三个方面：

　　1.独立成篇，设条方式灵活。

　　条目承担着提供资料的任务，一方面，内容独立成篇，每个条目都是一篇完整的说明文或记叙文，以独立资料载体的形象出现在读者面前。条目由标题和释文组成，结构完整、严谨。每个条目，都有说明主题的事实和数据。记事条目一般能做到时间、地点、事主、事情、原因和结果各项要素齐全。这些要素，又严格限定在主题范围之内。另一方面，条目与条目之间，互相并列，处于框架结构中的同一层次，地位平等，不存在从属关系和主次关系。读者利用年鉴，可以条目为直接检索对象。

　　2.有严格的内容要素规范和记述程序要求。

　　年鉴条目编写有严格的条例规范，保证全书条目协调一致。首先，条目主题是单主题，一个条目，对应一个单一的资料主题，而不包含多个并列或不并列的主题。条目与主题是一一对应的关系。如“建设监理人员教育培训”、“建筑市场监管”、“海珠交通换乘枢纽启用”、“农村削坡建房风险点排查”等。以单主题立目，一个条目只讲一类事物或事物的一个方面，一个情况，一次活动，使主题具有专指性和排他性，读者不论是从目录还是索引等检索途径，都能快速、准确地查到所需资料内容。其次，条目释文内容要素比较规范，并按一定的记述程序写作。

　　3.规范条目标题标引，突出主题。

　　从条目本身来看，除了条目释文内容要素要求比较规范，按一定的记述程序写作外，条目标题的制作成为可检易检的关键。条目的标题相当于纲，揭示主题；条目的内容相当于目，陈述事实。条目标题揭示中心内容，一览便知；条目内容记载事实资料，围绕中心。条目标题一般要求在准确地概况内容主题的基础上做到个性突出，简明扼要，方便检索。中心词注意选用读者容易想起、通识度高的词或词组，在标题中尽量前置，以突出主题，吸引读者注意。条目标题是编制主题索引的基础，把条目标题中的中心词提炼、抽取出来成为主题词，并按照一定规律排列，能让读者对需要的内容查得到，查得快，读得容易。

　　五、专业性

　　地方专业性年鉴是区别于地方综合性年鉴的一种粗略分类。在各地编纂的专业性年鉴中，还有学科性年鉴、部门性年鉴、产业性年鉴、单位性年鉴等多层次的年鉴形态。专业性年鉴编纂者的一个重要任务，就是要努力把握本专业本行业本单位的个性特点，突出年鉴的专业性。

　　年鉴的专业性至少应当包括这几个方面：

　　一是重视本专业、行业的历史沿革和现状发展的记述，为读者提供深层次的专业。

　　二是内容资料按照专业、行业技术门类区分，体现专业基础理论，形成科学的逻辑体系。

　　三是提供专业新知识和学术研究最新进展的有关信息，加强对新技术推广和学术活动的记述。

　　四是记述杰出专业人士和突出的科研成果、获奖项目，树立人物与专业实力的标杆。

　　以上这些，都是专业年鉴应当重点记述的资料。相反，领导视察、政治学习、党群工作、内部管理等非专业内容则应大大压缩，使专业年鉴名实相符。