条目是年鉴内容的主要表现形式。条目以其单一的主题、简明的标题、平实的语体、条理化的释文、提示性的层次设置等表现形式，以最小的篇幅容纳最大的信息量，便于读者快速检索阅读，获取需要的资料。

　　年鉴条目编写总的质量要求是：全面记录一个领域、一个部门的基本情况；或真实记录一件事物发生的人物、时间、地点、原因、结果；数据资料准确、权威；实事求是，不随意拔高，不主观评论；文字精炼朴实，逻辑严密，可读性强。

　　从年鉴条目的形成过程看，包括有选题、取材、命题、撰写等步骤。前二者涉及“写什么”，即内容要素的问题，后二者涉及“怎么写”，即记述程序的问题。我们提倡年鉴条目的范式化编写，包括内容要素和记述程序两个方面，这是年鉴规范性的具体体现，也是年鉴编写有别于其他出版物的一大特点。

　　一、年鉴条目编写常见问题

　　目前，年鉴条目编写常见的主要问题有：

　　（一）内容要素不全或缺失

　　按既定的内容要素要求撰稿对条目作者来说，如同处方抓药逐项罗列。其中的好处，是可以按图索骥，有章可循。从条目编写实际看，作者撰稿的一大通病，是忽视条目内容的要素规范，导致核心资料残缺不全。例如，有的概况条目没有行业的基本情况，不提供相关的基础信息；有的条目只写职能部门的年度工作，不提及年度发展特点，回避存在困难与问题等；有的记事条目不交代时间、地点；有的会议条目漏记会议主题、出席人数等。

　　（二）忽视数据的提供或数据缺乏连续性

　　条目中的数据资料，就是条目内容所包含的大量统计数字。年鉴的资料性、真实性、科学性、系统性、实用性和权威性，很大程度上是通过统计数据来体现的。许多作者不习惯收集整理与事物发展相关的数据，或在概况条目和综合记事条目上，不注意提供与上年纵向可比的数据，使更新的资料成为无本之木，降低了数据资料的信息价值。

　　（三）条目内容“内向性”

　　年鉴是资料性工具书，要求年鉴的资料内容对读者有用，对经济社会发展有用，对信息传播有用。但是很多作者写稿，习惯拿单位总结改写，或者是只关注机关内部的工作，将单位里边的行政事务记录得很多。如不少作者在写完单位本身的职能工作之后，往往还要加上几条诸如“队伍建设”“内部管理”“业务培训”“领导考察”的条目，用“内向性”的行政事务性信息来代替读者所需要的有效信息。

　　（四）条目标题不能准确概括内容主题

　　标题是对条目记述的基本事实的高度概括与浓缩，必须紧紧抓住条目内容的主线，提炼条目主题。主题概括要准确，标题的内涵要适度。在实践中，条目标题完全与内容脱节、文不对题的情况不多，容易出现的是标题大而内容小，或标题小内容大的问题。如标题为【“三打两建”活动全面展开】条目，内容却仅记某市场监督管理局春节前夕打击伪劣化妆品生产的一次专项行动。单一的活动，无法提现“三打两建”活动全面展开的内容。又如标题为【xx银行公积金存款达xx亿元】的条目，而内容却包括了该银行的存款、贷款、储蓄金额以及一年中的全部金融经营服务情况，造成标题不能涵盖全部内容。

　　（五）条目文体和语言不规范

　　年鉴条目文体是一种以记叙和说明兼有的文体，要求直陈其事，平易朴实。但不少撰稿人忽视条目写作与工作总结、新闻报道、评论的区别，习惯“穿靴戴帽”，或夹叙夹议，作空洞或主观性的评价。有些条目感情色彩过于浓烈，把握分寸不够。例如，在许多概况条目中，常见多余的套话冗语：“在……的正确领导下，在……的大力支持下，我们取得了优异的成绩”“年内，坚持思想政治建设，坚持深入学习……会议精神，坚持贯彻……重要指示批示精神，推动……工作迈上新台阶”等。在记述取得成绩奖励时，大量使用“荣获”“殊荣”“空前”等褒词。

　　二、年鉴条目的范式化编写

　　（一）规范条目内容要素

　　规范条目的内容要素，目的是保证条目的有效信息容量。不同类型的条目，内容要素不尽相同，甚至差异很大，这是由于对象不同而要求各别。例如：

　　1.概况条目要在宏观上反映行业的全面情况，内容要注意具备四个要素：①行业基本情况；②年度内实现的主要指标及取得的主要成绩；③年度内的主要工作、重要活动、重要举措；④行业发展变化的新特点、新趋势和存在问题。

　　2.记事条目：按新闻五要素记述，即事主、时间、地点、事情和结果，某些特别重要又有复杂背景的事件，还需要说明原因。

　　3.机构、团体条目：一般要求记述设置严格、现在状况、年度重要活动、主要成就等内容。

　　4.会议、节庆活动条目：一般要求记述时间、地点、主（承）办单位、主题、内容、主持人、参与人数、会议成果、社会影响等。

　　5.人物条目：一般要求记述入选理由，所在单位及职务、职称、性别（只注女性）、出生年月或生卒年月、籍贯、民族（只注少数民族）、主要学历、主要事迹、主要荣誉等。

　　（二）重视数据资料的选用

　　年鉴一般只收载上一年度的数据资料，这些资料是事后的客观记录并经反复核算。这些统计数字，分别由有关部门负责提供、审核。如由于统计口径问题而导致个别数据出入，年鉴出版时都会在《编辑说明》中声明以统计局公布的数据为准。同时，年鉴的各项统计数字一般不采用有关部门的“快报数”，而是采用经过核实和修正的“定案数”，因而较为可靠和权威。年鉴撰稿人应形成一种习惯意识，无统计数字的条目，特别是概况条目和综合记事条目，是不完善的条目。同时，重视本年度年鉴条目与上年度的衔接，因为这些统计数字，能反映时间与空间、质与量、增加与减少、变化趋势与发展规律，能反映客观事物的基本情况和本质特征。

　　（三）把握好写作文体

　　年鉴条目中记叙体与说明体的运用根据条目的类型各有侧重，但不能截然分开，有时根据需要在一个条目中也会混合使用。这两种文体的基本格调简练、严谨、朴实、庄重，形成条目的基本语体风格。

　　1.说明体：以说明为主要形式，即运用定义、诠释、分类、分解、比较和图表等方法，介绍情况，解说事物，阐明事理。年鉴综合条目多以概说事物、人物，简介部门、行业和单位的基本情况为主要内容，所以大量采用说明体，其特点是对事物“是什么”作说明解释。

　　2.记叙体，即把事情的前后经过铺就述说，记载下来。在年鉴中，记述体的运用常见于记述行业业绩，记述单一事件，记述会议或活动，记述人物等。它对事情发生的时间、地点、事主、原因、经过、结果逐一记述，交代清楚，其特点，是对事情作“怎么样”的记述。

　　（四）做好条目的标题制作

　　标题是条目的“眼睛”，即是内容的聚焦点，也是读者检索资料、获取信息的“窗口”。年鉴读者在查考年鉴信息时，首先找到条目标题，再查条目的内容。因此条目标题能否正确引导读者查阅信息资料就显得非常重要。做好条目标题的制作，一是要准确概括内容主题，紧紧抓住条目内容的主线，提炼条目主题；二是中心词要鲜明、突出，要准确突出条目标题中关键性或具有标志意义的词语，揭示主题，涵盖内容，同时，为了吸引读者注意，达到方便检索的目的，在制作标题时，中心词要尽可能前置；三是使用规范和通识度高的词语，使读者能望题生义，不容易产生歧义；四是文字宜简不宜繁，多用词组和短句子。

　　（五）注意条目行文规范

　　国家出版管理部门，对涉及法律法规、条例、会议、组织、机构等专用名称使用，都有统一的要求和规范，对数字的使用和计量单位的使用，也有法定的要求。对年鉴来说，条目记述中常出现的简略语，第一次使用时须加括注，如“退二进三”“三打两建”“扬帆计划”“育苗工程”“四个出彩”等。时间表述一律写具体，不用“今年”“前年”“本月”等时间代词，也不用“最近”“目前”“正在”等模糊时间概念。还有年鉴条目忌“了”字句，不要在动词后都加上时间助词“了”，如“进行了”“召开了”“提出了”“取得了”“改善了”“达到了”“通过了”，等等。年鉴条目也忌“已”字句，不要总在动词前都加表示时间完成或时间过去的副词“已”。年鉴崇尚简介，要力求文约事丰，能省则省。

　　（本文作者是广东建设年鉴特聘专家、广州年鉴社原社长、中国版协年鉴工委会顾问）