年鉴是重要的信息载体。年鉴向读者提供的信息，主要通过年鉴条目记述的内容来反映。年鉴条目质量的高低，事关整部年鉴的信息价值。要吸引读者的关注，扩大读者的覆盖面，必须注重条目的可读性、实用性，努力强化条目的有效信息。

　　一、保证和增加年鉴的有效信息

　　年鉴条目的记述重点，一是基础信息，二是大事要闻，这是年鉴有效信息的来源与保证。

　　基础信息的记述任务，主要由综合性条目来承担。综合性条目是综合记述一个地区、部门、行业、学科发展的基本情况，或综合报道经济社会生活中某方面重要情况的条目。它负责勾勒全貌，记载主要事实，提供客观性、综合性信息。它一般由定性叙述、基本事实和因果关系3个要素组成，要求做到全面性、连续性、可比性。它特别重视数据资料的提供，条目内容包含大量统计数字。这些统计数字，用来表示时间与空间、质与量、增加与减少、变化趋势与发展规律，反映客观事物的基本情况和本质特征。年鉴的有效信息，在很大程度上是通过数字来体现的。综合性条目主要分为概况类条目和综合记事条目两个子类。以行业概况为例，概况条目要在宏观上反映行业的全面情况，必须具备4个要素：①行业基本情况；②年度内实现的主要指标及取得的主要成绩；③年度内的重要工作、重要举措；④行业发展变化的新特点、新趋势和存在问题。概况条目要求基本资料数据相对稳定，每年都要连续反映，提供的数据可进行纵横比较。综合记事条目是记述一个部门、一个行业或其他社会领域某一侧面年度重要情况的条目，承担对某一类事物的信息进行综合处理、概括记述的任务。如《广东建设年鉴》的“各市建设”类目，每个地级市的内容，除“概况”外，都规范设置了“房地产业与住房保障”“城市建设与管理”“村镇建设与管理”“工程建设与建筑业”“建设科技与绿色建筑”等综合记事条目。综合记事条目反映的是事物“线”上的情况。它以事物某一侧面众多事件为记述内容，设定同一主题，通过对相同性质或相关事件、情况的综合反映，达到从整体上记录事物的目的。综合记事条目由于是相对稳定的条目，同一主题，年年设立，更要注重内容，特别是数据资料的逐年更新，为读者提供突出年度特点的有效信息。

　　大事要闻的记述任务，主要有单一性条目来承担。单一性条目是记述年度特定事物的条目，它以某一具体事物、事件、措施和现象为对象，选材讲究新颖，是年鉴内容逐年更新的主体。单一性条目与综合性条目想必，有两个明显的特点：一是选题选材单一，着重记述具体的人、事、物，或机构、团体、产品、成果、工程、会议等，其主体、内容乃至条目的标题都具有很强的专一性、排他性。一个条目记述一件事情，不涉及与主题无关的其他内容。二是内容记述具体，有具体的事实和数据，给人以确切的信息依据。每个条目都包括何人、何时、何地、何事、何因、何果等要素，不可或缺。单一性条目的选材与编写，讲究“大、要、特、新”四个方面。“大”，即注重影响大、分量大、权重大的事物。应围绕上年度中心工作，选择发生的重大事件、重大活动，以及产生了重大影响的工作或举措、重要会议、重点工程、重要成果等。要求撰稿人透过表象，捕捉具有重大资料价值的历史价值的题材，使年鉴能真正发挥“知往鉴来”的作用。“要”指纪要，即对客观事实择要而录，这是提高条目资料信息价值的深层含义。条目面对海量、繁杂的事实，不需要也不可能全部加以反映，必须去粗取精，去伪存真，做好概括和提炼，强化重点，淡化一般，高度浓缩、密集信息。“特”，指突出特点。具体来说不仅包括上年度所在单位的工作亮点，还包括所发生的具体年度特点、地方特色或行业特色的典型事物。“新”，是新颖、新鲜。要与时俱进，注重反映上年度发生的新事物、新成果、新经验、新问题及发展新思路，善于发现处于萌芽状态，“小荷才露尖尖角”，但代表时代发展方向的题材。

　　二、警惕和减除年鉴的无效信息

　　与年鉴有效信息相对的，是年鉴的无效信息、低效信息。随着地方综合年鉴、专业年鉴的连续编纂，各类年鉴的编纂质量也持续提高，但年鉴中无效信息、低效信息的出现也随时可见，影响了年鉴资料内容科学性、系统性、权威性、实用性的功能。

　　1.“穿靴戴帽”，内容空虚。这种情况多出现在综合性条目，特别是“概况”条目种，如稿件开头必定是“认真贯彻落实党的十九大精神”“根据上级有关指示精神和省委、省政府的部署”“积极响应市委、市政府提出的号召”等。有的稿件结尾时画蛇添足道：“这既是促进国民经济发展而实行宏观调控所要达到的目的，也是走具有中国特色的社会主义道路所要努力坚持的既定方向”“在今后工作中，我们将采取进一步的改革措施，迈出更大的步伐”等。出现穿靴戴帽的套话、虚话现象的主要原因，还是对年鉴的文风、体例了解、把握不够，把年鉴稿件混合于其他稿件，没有按年鉴稿件的要求去写稿件。

　　2.信息内向，“行政”色彩。以条目包含的内容价值和信息指向来划分，以社会读者为对象，以使用为目的，以广泛的社会需求为基础的条目，可称为外向性条目；而行政事务性过多的条目，可称为内向性条目。外向性条目为记述某事业机构的结构、规模、服务功能，某行业经济发展趋势，某企业发展水平，产品特征等需公之于众的信息，实用性强，信息价值高。内向性条目则未能站在本行业、部门主要职能的整体角度进行审视和考虑选材，只记述单位的内部事务性工作，如办公室工作、宣传培训、设施建设、人员调动、达标晋级、党风行风建设、后勤保障事务等，年鉴被涂上浓厚的行政色彩，而且这些行政事务信息基本上只记成绩与经验，不记失误与教训，极易成为报喜不报忧、隐恶而扬善的单位“功劳簿”，使年鉴失去“镜鉴”作用。

　　3.随意设条，检索性弱。条目是相对独立的资料主题，是可供独立检索的信息实体，一般都独立成篇，结构完整，内容要素齐全。强调条目的相对独立性，是为了增强条目的独立检索意义，提供年鉴的信息价值。不少年鉴随意降低设条标准，将一个独立主题的某些层次或侧面过多过滥地设为条目，造成条目数量不少，而检索性不强。如常见的“业务发展”“主要活动”“业绩考核”“存在困难与问题”等条目，并非都是独立可检的资料主题，勉强将其设为条目，往往白白浪费版面，成为无效信息。

　　4.堆砌数据，繁简失当。如前所述，数字的罗列对年鉴信息价值的提高大有帮助，但不能巨细无遗，将一些过于琐碎的无实际意义的数据堆砌。如“年内加强安全生产宣传，全区出版更新黑板报118期，悬挂横幅标语533条、总长3218米，发放宣传单张12844份……”“完成干线道路建设改造任务，XX桥长99.5米，宽30米，7月30日竣工；XXX桥由原桥12米扩建为30米宽，长91米，9月5日竣工；绿岛人行桥拆除原桥面，加高桥墩75厘米后新建桥面，长90米，宽6米，11月4日竣工……”这些数据，有些有信息效用，但许多是琐碎而多余的。其原因，是缺乏筛选和归纳。只有删繁就简，才能使人感到年鉴收录的信息切合实际，真正有价值。

　　从读者的角度来看，一本年鉴有无价值在于这本年鉴能否满足他对信息的需求。年鉴的使用价值是年鉴的生命。要满足社会、读者对年鉴信息的需求，就要在强化年鉴反映现实的功能，扩大内容的覆盖面的同时，努力提高年鉴的有效信息含量，警惕和减除条目的无效信息。（本文作者是《广东建设年鉴》特聘专家、中国版协年鉴工委会顾问、广州年鉴社原社长）