资料性是年鉴的最基本属性，它决定和影响年鉴的思想性、科学性、综合性、地方性等其他性质。年鉴的资料是在一定思想、观点统率下的资料，能够反映所记事物的规律和本质面貌。

　　年鉴的价值、年鉴的实用性，在于它能提供真实、准确、翔实的年度性资料。

　　搜集资料、整理资料是年鉴编写最为基础的工作，是年鉴编写的先决条件。收集的资料越全面，年鉴反映的信息就越丰富，读者的使用面就越宽广；收集的资料越新颖，年鉴记载的亮点就越多，读者的阅读兴趣就越浓厚；收集的资料越准确，年鉴的权威性就越高，读者的肯定程度就越增加。

　　一、年鉴资料的几种类型

　　地方专业年鉴的资料，按照编写者加工程度的深浅可分为一次文献、二次文献、三次文献。一次文献、二次文献是年鉴编写前收集的主要对象，三次文献是编写者对有关的一次文献、二次文献进行广泛深入的分析研究之后综合概括、加工提炼而成的产物。

　　（一）一次文献

　　是指没有经过编选者编辑加工的原始性文件资料。所谓“原始性”，在年鉴中是原文照登，编者不刊一词。年鉴在特载、法规文件、附录等篇目都收录了大量一次文献。一次文献也是加工整理线索性资料（二次文献）和编写条目（三次文献）的原始资料。一次文献的主要类型有：地方或部门颁发的法律法规和行政规章，这些法律法规和行政规章具有无可替代的权威性、强制性、指导性，因而具有重要的参考意义和检索意义；领导机关工作报告和公报文告，这类文献涉及面广，并代表领导机关立场，具有普遍意义和权威性；具有重要存查价值的学术论文和调研报告，这类文献往往代表人们一个时期认识世界和改造世界的水平，一些与人民生活密切相关的社会调查报告，具有较高的查检价值。

　　（二）二次文献

　　通常是在对一次文献进行加工（压缩、概况、抽象、整理、标识、绘制等）的基础上形成，其基本类型有：文摘、目录和名录、大事记和专项年表、简介、统计表和统计示意图、照片、索引等。不论哪种类型的二次文献均具有以下特点。一是具有高度浓缩性，信息量大；二是客观准确，确切地记述原始文献的重要内容，不加评论和解释，忠实于原始文献；三是完整独立，是把原始文献内容浓缩成另一种表现形式，具有使用价值。

　　（三）三次文献

　　是年鉴内容的主体，其表现形式是条目。“条目是年度客观事实及相关情况、资料的集合体，是条目化年鉴主体内容的基本寻检单元和相对独立的信息主题。”条目在不少年鉴中的篇幅达到60%～70%。精心编写条目，充实条目内容并提高其有效信息含量，是强化年鉴资料性，提交年鉴编纂质量的重要保证。

　　二、年鉴资料的内容体现

　　资料，是用作参考或依据的材料，如参考资料、统计资料等。年鉴条目的资料性，主要体现在事实资料和数据资料两个方面。

　　（一）事实资料

　　事实，即人们生活中的一切活动和所能遇到的一切社会现象的真实情况。年鉴条目，无论是消息主题条目，情况主题条目，还是知识主题条目、资料主题条目，都包含大量事实资料。如概况类条目，年年设立，逐年更新资料，综合反映部门、行业、地区的基本情况，可勾画出相应领域发展变化的轨迹。这些资料是年鉴内容不可或缺的部分。又如单一性记事条目，体现事物年度发生是新事、要事、大事和特事。这些资料因事物的偶然性而具有新鲜感，反映年度特色，具有很大的实用参考价值和存史价值。

　　（二）数据资料

　　数据，是进行各种统计、计算、科学研究或技术设计等所依据的数值。条目中的数据资料，就是条目内容所包含的大量统计数字。这些统计数字，用来表示时间与空间、质与量、增加与减少、变化趋势与发展规律，反映客观事物的基本情况和本质特征。年鉴的资料性、真实性、科学性、系统性、实用性和权威性在很大的程度上是通过数字来体现的。

　　三、年鉴资料的搜集渠道

　　要使用年鉴的编写得心应手，就需要做好资料搜集工作。现在许多专业年鉴编纂实行的是“党委领导、行业主管部门主持、有关业务单位承编、其他单位配合的体制，资料收集的主体一般是年鉴编辑和机关各处室、各行业部门，各单位承担编写有关篇目内容的撰稿人。年鉴的框架设计方案制订以后，撰稿人接到分配的写作任务，就要进一步搜集资料，拟定题目，着手写作。那么，搜集资料从哪几方面来进行呢？

　　首先，是通过行政指令化途径来征集。行政手段是收集资料的主要途径，也是必不可少的途径。编纂专业年鉴是一项庞大的系统工程，牵涉到各个地区、各有关部门、行业、单位，动用大量的文字材料综合写作人员，因而离不开各级部门、单位的支持配合。作为承担撰稿任务的部门，其主要工作集中在资料的收集和初稿的编写环节，应拟订资料收集的清单、资料报送的范式，经部门主管领导的批准，以行政方式印发通知到下属单位，确定责任人，一级抓一级，层层抓落实，确保资料收集渠道畅通无阻。行政手段的优点是带有强制性，能够保证及时获取指定的资料，缺点是被动性，难以避免搪塞应付现象的发生。因此行政途径是必要的但不是充分的，做好资料收集工作必须发挥撰稿人的主观能动性，通过其他途径来弥补。

　　个人采集途径是资料收集工作的重要补充。尽管各行业、各部门、各单位的年鉴编写人员大多是从事综合材料工作的，对本部门本行业的情况比较熟悉，但一个人的精力毕竟有限，不可能对所有的情况都了解，而且下属单位和其他科室提供的资料难以做到百分之百全面、系统、真实、准确。这就必须依靠个人采集的途径来弥补。通过深入下属单位开展调查，向从事具体工作的人员咨询，了解具体情况，核对有关数据，捕捉相关信息。下笔之前，还要从下列途径收集和占有尽可能多的资料：

　　1.研究有关的年度总结、汇报、简报、会议材料、统计报告和大事纪要。这些资料都经过层层把关，严格审核，具有较强的系统性、归纳性、是现成的年鉴资料。通过收集和利用这些资料可以获得事半功倍的效果。值得注意的是，年鉴需要写作的条目或文章毕竟与总结、汇报的性质和体裁不同。研究这些材料，是为了对某项工作一年的进展情况——成绩、经验、缺点和问题有一个大体的了解和认识，掌握某些基本情况、数据或典型事例，从中撷取或提炼若干资料，还可以获得某些进一步采访、调查的线索。

　　2.从报纸刊物中搜集有关的资料和信息。地方年鉴可以从当地的报纸刊物搜集有关的资料和信息，专业年鉴也可以从有关的专业报刊中搜集。报纸的新闻报道也许是零碎的、片段的、不全面的，但它多少可以向年鉴作者提供某些采访的线索，以便进一步核实补充，成为年鉴写作的完整资料。报刊上有些资料甚至可以成为半成品，供作者加工成一篇好的条目。

　　3.巧借网络收集、补充、核实资料。如今的网络已渗透人们的工作、学习、生活的各个方面。网络上的资料快捷，丰富且广泛。作为年鉴编写者要熟练掌握上网查找资料的技能，以便提高工作效率。目前网络上的信息良莠并存，要利用具有公信力、权威性的“官网”发布，搜索政府网站、部门网站、专业网站上刊登的有关资料，辨别、摒弃来路不明或可信度低的网站信息。

　　四、年资料的考订整理

　　年鉴资料收集后，还需要对收集到的资料分门别类梳理整合、考别订正，确保年鉴资料可信、可用和可读。对年鉴资料的考订整理的六法有以下几种：

　　（一）删繁就简，去粗取精，对资料进行由表及里的选择

　　年鉴内容以有限数量和篇幅反映大千世界，不可能兼收并蓄，“眉毛胡子一把抓”。要对所收集到的资料进行全面估量，从中选出重大的、有代表性的选题，做到大事不漏，收录平衡，着重保留有重大社会价值和重点资料价值的题材。对同类资料进行刚减合并，对所收的资料加工提炼，压缩水分。

　　（二）筛查审核，实事求是，对资料进行去伪存真的处理

　　通过各种途径收集到的资料，由于各种原因，难免会存在一些不真实、不准确，甚至是错误的信息。因此，必须对收集到的所有原始资料进行分析、比较、鉴别、计算、校正、剔除不真实、不准确甚至错误的资料，确保资料的真实准确与可信。在资料选取上，一是选择最真实可信、最具权威性的资料。例如同一类的数字资料，首先要分清这些数字的来源，来历不明的数字最好不要。都有来源，但来源不同，一种是使用单位临时统计的，一种是统计部门统计的，两者有差异，应选择统计部门的。二是同类型的资料，有新的旧的，新旧都出自同一部门，但前后有矛盾，就应该选择最新的数字资料。三是在众多的同类资料中，有原始的第一手资料，有间接第二手、第三手资料，遇到这种情况，应当选择原始的第一手资料。

　　（三）编排汇总，拾遗补缺，对资料进行补充完善

　　经过以上去粗取精、去伪存真的资料整理后，就可以将收集到的资料按照编写大纲进行编排汇总，以便查找所遗漏的信息资料，并对遗漏的资料进行拾遗补缺的工作，确保年鉴收集资料的全面性和系统性，以便于保留和利用。（本文作者 谭惠全 是中国出版协会年鉴工委会顾问、广州年鉴社原社长）